گرفتن پیام
•وضعیت فرد تلفن کننده باید به شما گزارش شود.
•اگر تلفن کننده فردی گرفتار و پرکار است، باید اسم و تلفنی از او گرفته شود.
•پیغام درست گرفته شود.
•اطلاعات تایید شوند.
•پیام در جای مشخصی گذاشته شود که به سادگی بتوان دوباره به آن دسترسی یافت.
حتماً پیام فرد تلفن کننده را تکرار کنید تا به او اطمینان دهید که پیام را درست نوشته اید.
مطمئن شوید که پیغام را منتقل کرده باشید. جای مخصوصی برای قراردادن پیغام داشته باشید. به این ترتیب شخص تلفن کننده یا گذرانده پیغام نیاز به مراجعه دوباره نخواهد داشت و در واقع از اتلاف وقت جلوگیری می شود. سپس همه پیغام ها در یک سبد گذاشته می شود و اعضای تیم هریک پیغام مربوط به خود را بر می دارند و پاسخ پیام گذرانده را می دهند.
تلفن های شخصی باید به حداقل برسد.
این تلفن ها از نظر مالی و زمانی برای مطب زیان بارند.تلفن های شخصی موجب می شوند که:
•زمان بهره وری کم شود.
•با برنامه ریزی وقت بیماران تداخل کندکه بدیهی است اثربسیار منفی دارد.
•قبض های تلفن سنگین می شوند.
جمع آوری اطلاعات بیمار
جمع آوری و نوشتن اطلاعات از یک تلفن به ویژه برای ارتباطات مطب بسیار حیاتی است. در واقع ردو بدل شدن اطلاعات بین پذیرش و کلینیک با نوشتن اطلاعات، آسان تر جریان می یابد.
