وقتی شخصی تماس می گیرد و شما او را نمی شناسید، به این ترتیب سوال کنید:
آخرین باری که به مطب ما مراجعه کردید چه زمانی بوده است؟ به جای اینکه سوال کنید آیا شما بیمار جدید هستید؟
بیشترین تلاش را در به خاطر سپردن نام بیماران به کار ببرید. اگر به تازگی کار خود را در مطب شروع کرده اید، یا حافظه هستید، ممکن است نام یک بیمار را فراموش کنید ولی به یاد داشته باشید که شخص تلفن کننده، از اینکه نام او را فراموش کنید متاثّر خواهد شد. وقتی فردی وارد مطب می شود، از شما انتظار دارد که حتماً نام او را به خاطر داشته باشید. افراد دوست دارند که در خاطره ها بمانند.
وقتی مطمئن شدید که فرد مراجعه کننده بیمار جدید است، برگه ارتباط با بیمار را در دسترس قرار دهید و شروع به نوشتن اطلاعات کنید.
اگر اسم بیمار مشکل است از بیمار بخواهید که آن را حرف به حرف بگوید و شما تکرار کنید. افراد دوست دارند که در خاطره ها بمانند. وقتی مطمئن شدید که فرد مراجعه کننده بیمار جدید است، برگه ارتباط با بیمار را در دسترس قرار دهید و شروع به نوشتن اطلاعات کنید. اگراسم بیمار مشکل است از بیمار بخواهید که آن را حرف به حرف بگوید و شما تکرار کنید. افراد دوست دارند که نامشان صحیح نوشته و بیان شود. سپس طی صحبت های خود با بیمار سوال های مناسبی مطرح کنید و در برگه ارتباطی یادداشت کنید. اسم بیمار را طی مکالمه، چندین بار تکرار کنید. این کار به بیمار حس خوشایند خواهد داد. قبل از پرسش از بیمار و نوشتن اطلاعات، به بیمار توضیح دهید که علت نوشتن این اطلاعات چیست. مثلاً بگویید:خانم! ما می خواهیم برای قرار ملاقات بعدی شما،در مطب کاملاً آماده باشیم.
پس اگر اجازه بدهید تعدادی سوال مطرح خواهم کرد تا کاملاً برای کار آماده شویم. این برگه به شما کمک می کند تا هیچ سوال مهمی را فراموش نکنید. این اطلاعات به دندانپزشک امکان می دهد که بیمار را قبل از اولین ملاقات تا حدی بشناسد.
فوریت ها و اورژانس ها در تماس تلفنی
وقتی شخصی تماس می گیرد و می گوید که شرایط اضطراری و فوری دارد، مجدداً برگه ارتباطات را بیرون آورید و شروع به جمع آوری اطلاعات کنید. نخست باید بدانید چه مواردی اورژانس است و فوریت دارد.درواقع دندانپزشک ابتدا گروه خود را باید نسبت به موارد اورژانس آگاه کند. قبل از معاینه بیمار، تیم کاری حتماً برگه اطلاعات را دقیقاً وارسی کند.
